Loading...
  +963 944 446 100   +963 11 883 56 30/1   info@autoidco.com   انضم إلينا   قصة النجاح
المقالات

برنامج مراقبة الدوام

AUTOID Attendance System

ü       إدارة الدوام هي أيضا من أحد أهم الوحدات ضمن برنامج المراقب الآلي فمضوع الدوام هو الحكم في نجاح أو فشل البرنامج و خصوصا في موضوع دراسة حالات الدوام و معالجتها ، لإن إذا كان الدوام صحيح مع مدخلات صحيحة ضمن بيانات الذاتية كان لزاما صحة بيانات الرواتب في الحالات الطبيعة لاحتساب الرواتب .

 

ü       تم إعادة دراسة طرق احتساب الدوام و معالجة البيانات الظاهرة بطريقة ديناميكية و خوارزميات متقدمة تمكن من توليد مصفوفة من شرائح زمنية لكل فترة من فترات اليوم يمكن تحديد طبيعتها من خلال تقاطع مصفوفات جاهزة لحالات الدوام مع إمكانية إضافة حالة غير مدروسة بشكل سهل جدا كما يمكن التعديل عليها حسب متطلبات كل زبون على حدة إذا تطلب الأمر.

ü       تبدأ إدارة الشركات و المؤسسات و المنشآت الصناعية من حسن إدارة الدوام و مراعات حالات الاختلافات في طبيعة الدوام و الامتيازات التي قد تمنح لبعض الموظفين ، من أجل ذلك كان لابد من يتعامل البرنامج مع كل ذلك بإمكانية تعريف أعداد لا متناهية من حالات الدوام (الثابت أو المتغير)   حسب حاجة الشركة لذلك ، لتسهيل إدارة الشركة بأقل وقت ممكن و مرونة كبيرة .

ü       نماذج الدوام هذه يمكن أن تعالج موضوع الاستراحة من خلال نماذج الاستراحة التي هي ايضا لديها المرونة الكافية لتعريف العدد الذي تريده منها مع محددات و متغيرات عديدة تسمح مثلا بتقيد أو عدم تقيد فترة الاستراحة ، المدة التي يجب أن يعمل بها الموظف قبل الحصول على الاستراحة ، مع إمكانية حسم فترة الاستراحة من ساعات العمل أو لا ، كما يمكن من خلال نماذج الاستراحة معالجة مشكلة ساعات الأمومة للموظفات الأمهات بحيث يمكن أن تكون فترة الإرضاع "الاستراحة "  في فترة بداية الدوام أو في نهايته .

ü       كما تم الإضافة على البرنامج في ما يخص وحدة إدارة الدوام فكرة خطة الدوام ، فيمكن من خلال البرنامج تعريف خطة دوام للموظفين حسب طبيعة الفترة و هي بشكل افتراضي مؤقتة مثلا فترة الدوام في شهر رمضان أو فترة الدوام في حالة المعارض أو التدريب أو أيه فترة دوام طارئة للموظفين ، ضمن خطة الدوام هذه يمكن تخصيص الدوام كيفما يشاء مستخدم البرنامج أو كما سنرى المدير المباشر لمجموعة من الموظفين من خلال وحدة الخدمة الذاتية ، نتيجة ما سبق أنه خلال فترة معينة من الزمن أو مستمرة لأكثر من شهر  أي تاريخ بداية و نهاية يمكن تحديد الدوام يوم بيوم إذا اردنا أو نموذج واحد يكون مهيأ ضمن نماذج الدوام الثابتة .

ü       فيما سبق كانت المعلومة الجديدة هي كالتالي هي إمكانية إضافة خطة دوام بديلة عن الدوام الفعلي للموظفين ضمن فترة زمنية خاصة ومن ثم يعود الدوام كما كان، ولكن إلى الآن لم نحدد من هم الموظفين التابعين لهذه الخطة فاستحدث مفهوم الدوام الطارئ الذي من خلاله يمكن تحديد خطة الدوام التي نريد من قائمة خطط الدوام المعرفة ضمن البرنامج، ومن ثم تحديد الموظفين التابعين لكل خطة من هذه الخطط.

ü       مفردتان أساسيتان ضمن وحدة إدارة الدوام هي اليومية و الشهرية، فمن خلال بيانات نافذة الشهرية يمكن متابعة دوام موظف واحد خلال شهر كامل تظهر فيها كل بيانات الدوام الخاصة بالموظف و نتيجة احتساب الدوام من تأخر أو إضافي و حالات أخرى عديدة ، اما من خلال نافذة اليومية فيمكن متابعة بيانات الدوام لكامل الموظفين أو قسم محدد خلال يوم واحد أو عدة أيام مع إمكانيات بحث و تصفيه البيانات الدوام أو الموظفين بشكل رائع جدا، لذا فأنه يعتد على اليومية أكثر في حالة تنقيح الدوام من المشاكل فيمكن ببساطة اختيار مجموعة من الموظفين يتبعون لمعيار ما يمكن تحديده من خلال محددات البحث و اختيار الفترة الزمنية المراد تنقيح الدوام فيها و من ثم فلترة البيانات حسب وضع اليوم مثلا الأيام التي هي بحاجة للتدقيق أو أيام التأخر الصباحي أو الخروج المبكر أو التأخر العام  أو أيام الإضافي و غير ذلك من الأوضاع الإشكالية بالنسبة لدراسة الدوام و تنقيحه التي يمكن تميزها من خلال ألوان و الوان خطوط خاصة يمكن أيضا تخصيص هذه الأخيرة من خلال نافذة وضع اليوم ، يمكن إرسال بيانات الدوام للموظفين سواء تقرير يومي أو شهري من خلال البريد الإلكتروني مون خلال نماذج تعتمد و كل حسب البريد الإلكتروني الخاص به المثبت ضمن بيانات الذاتية سيجد بيانات دوامه في بريده.

ü       ولكن كيف يتم احتساب الدوام و تبعا لأي معيار، كما هو أكيد ضمن برنامج المراقب الآلي فيمكن تخصيص ما نريد من حالات احتساب الدوام تبعا للحالات المطروحة للمعالجة ضمن نظام الدوام في الشركات من خلال نماذج الاحتساب التي تشمل إمكانية تخصيص احتساب الدوام أو الإضافي أو حتى الرواتب كما سنجد لاحقا لإن الدوام و الرواتب و الإضافي وحدة متكاملة في منظمة إدارة شؤون الموظفين و احتساب الرواتب ، و من خلال نماذج الاحتساب يمكن أن نحدد طبيعة الالتزام بساعات الدخول و الخروج و يدعي ذلك بالاحتساب المقيد أو غير المقيد فيكون المعيار هي ساعات الدوام في نموذج الدوام فالموظف مطالب بعدد ساعات فقط يمكن أن يحضر كما شاء إلى العمل بشرط تحقيق ساعات العمل المطلوبة ، أما إذا قلت ساعات الدوام الفعلية عن المطلوب كان هنالك خروج مبكر و الزيادة حالة إضافي ، كما يمكن احتساب الإضافي بعد مرور فترة من الزمن بعد ساعات الخروج حتى لا تحتسب الدقائق كإضافي أو تقريب قيمة الإضافي بمحددات مختلفة ، كما تم الإضافة على البرنامج إمكانية الكشف التلقائي لنموذج الدوام من خلال تحديد نماذج دوام يتم يمكن ان يختارها الموظف في دوامه ، إذا كانت حالة الدوام غير مضبوطة و يمكن للموظف الانتقال من وردية إلى أخرى حسب متطلبات العمل و هنالك محددات كثيرة لاحتساب الدوام و الإضافي يمكن التوسع بها من خلال دليل المستخدم الذي يمكنك تحميله من الموقع .

ü       نتيجة لوجود نماذج الاحتساب للدوام كان لزاما إيجاد آلية تمكن من إعادة الاحتساب للدوام عند التغير في نماذج الدوام المسندة أو نموذج الاحتساب ، مع إمكانيات واسعة للتحكم بعمليات إعادة الاحتساب على الموظفين و الفترة الزمنية ، مع إمكانية التراجع عن عمليات إعادة الاحتساب في حال ارتكاب إخطاء في تنفيذ العملية .

ü       لكي تكتمل مفردات الدوام و احتساب الدوام كان لابد من وجود الإجازات اليومية و الساعية باختلاف أنواع الإجازات الأساسية ، كما يمكن تعريف اجازات أخرى مشتقة من الأنواع الأساسية لمعالجة بعض الحالات الخاصة في كل شركة من خلال ثوابت لإجازات الساعية و اليومية أما ضوابط الإجازات و منحها و احتساب الاستحقاق للإجازات الإدارية و الصحية لكل موظف أو مجموعة موظفين حسب سنوات الخدمة أو نوع العقد أو الرتبة الوظيفة أو حتى يمكن وضع استحقاق الإجازات بشكل يدوي و المحافظة عليها في حال إعادة احتساب رصيد الإجازات ، كما أنه يمكن من خلال نماذج ثوابت الإجازات تحديد إمكانية التدوير للإجازات الإدارية و الصحية و الساعية الإدارية أو لا أو حتى تحديد عدد أعظمي للأيام المدورة أو نسبة من الأيام المتبقية في الرصيد لتدويرها للسنة التالية ، لهذه النماذج محددات آخري عديدة يمكن التوسع بها من خلال دليل المستخدم المتواجد ضمن الموقع و يمكن تحميله .

ü       معالجة ديناميكية لأيام العطل الرسمية الموجودة في المؤسسة  بحيث يمكن الإضافة و الحذف من العطل الموجودة و هنالك محددات عديدة يمكن أن تخص منح الإجازة لموظفين دون غيرهم حسب القسم أو الديانة .

ü       تقرير إحصائي للدوام غير منتيه و يمكن الإضافة عليه بمعرفة بسيطة أو من خلال الدعم الفني من قبل الشركة ،  يبين فيه حالات الدوام كاملة من دوام و أضافي و إجازات و عطل و حالات أخرى خاصة حسب طبيعة كل شركة .

ü       إمكانية تعديل سجلات الدوام بشكل يدوي و ذلك حسب الصلاحيات الممنوحة .

ü       بعض الشركات العامة و حتى الخاصة لا يتم منح الإضافي إلا من خلال تكليف يمكن أن يتم هذا الأمر أيضا من خلال برنامج المراقب الآلي من خلال نافذة تكليف الإضافي يتم تحديد مقدمات قرار الإضافي الفترة الزمنية المكلف بها الموظف و عدد الساعات في كل يوم تكليف و من ثم تحديد الموظفين التابعين لقرار التكليف هذا ، و لكن يمكن أن ينطبق ذلك على بعض الشركات العامة و لكن الخاصة منها تريد منح تكليف الإضافي في أيام معينة فقط و تتجاهل الآخر يمكن ذلك من خلال نافذة  التعديل في كل من اليومية أو الشهرية من تحديد عدد الساعات المكلفة لكل موظف كلا حسب وضعه .

ü       ماليا، هذه الوحدة منفصلة يمكن أن تباع للشركات الراغبة كوحدة منفصلة و لكنها ايضا تشمل على البيانات الذاتية  حيث يتم تكوين بطاقة ذاتية لكل موظف تتضمن معلوماته الشخصية ، الوظيفية ، الإجازات ، الملاحظات ، تقارير الموظفين ، كما تشمل و حدة الثوابت و الأدوات و إدارة المستخدمين كوحدات أساسية لا يمكن الاستغناء عنها .